Usando o Lembretes (Reminders) como um profissional
Seu começo foi tímido e insignificante. O app Lembretes (Reminders) da Apple chegou como uma opção de ferramenta para produtividade, porém extremamente limitada. Faz muitos anos que uso e testo ferramentas dessa natureza e, naquela ocasião, o app me pareceu totalmente inútil.
No entanto, depois de alguns anos de evolução, ajustes no decorrer do progresso do macOS, iPadOS e iOS, o app se transformou e, talvez, seja frequentemente subestimado na atualidade. Já faz algum tempo que ele se tornou minha principal ferramenta para a gestão de atividades e tenho gostado da experiência.
O Lembretes possui potencial para organizar tarefas e gerenciar projetos de forma profissional. Integrado ao ecossistema da Apple, ele oferece recursos avançados que, quando bem utilizados, podem transformar a sua produtividade. Com funcionalidades como listas inteligentes, integração com a Siri e até mesmo a possibilidade de criar um sistema Kanban, o app é uma solução poderosa para o dia a dia.
Vamos ver alguns dos recursos que vão facilitar a sua vida!
Organização de listas
O ponto de partida é estruturar as suas listas. Cada lista pode ser personalizada com cores e ícones, permitindo que você categorize visualmente suas tarefas.
Por exemplo, você pode criar listas como “Projetos”, “Reuniões”, “Tarefas Diárias” e “Ideias”. Usar cores consistentes, como azul para projetos e vermelho para tarefas urgentes, facilita a identificação rápida. Além disso, o app permite criar listas inteligentes, que organizam automaticamente as tarefas com base em critérios como data de vencimento, local ou prioridade.
Imagine uma lista chamada “Reuniões de Hoje”, que exibe automaticamente todas as reuniões agendadas para o dia atual — isso economiza tempo e reduz o risco de você esquecer compromissos importantes.
Dentro de cada lista, você pode criar subtarefas. Tarefas mais complexas frequentemente envolvem várias etapas, e o Lembretes permite que você as organize em uma estrutura hierárquica. Por exemplo, ao criar um lembrete chamado “Preparar Apresentação para o Cliente”, você pode adicionar subtarefas como “Coletar Dados”, “Criar Slides” e “Revisar Texto”. À medida que completa cada etapa, pode marcá-la como concluída, mantendo o controle sobre o progresso do projeto.
Para quem trabalha em movimento ou lida com várias localizações, é possível configurar o recurso com base em localização. Você pode determinar que as tarefas sejam ativadas automaticamente ao chegar ou sair de determinados locais. Por exemplo: um lembrete como “Enviar Documentos” pode ser programado para aparecer assim que você chegar ao escritório.
Vale notar que esse recurso, na minha opinião, precisa ainda ser aprimorado. Percebo que existe um delay entre o local e o aviso. Explico: algumas vezes já coloquei em uma lista uma tarefa para me lembrar de pegar determinado objeto ou documento ao sair de casa. No entanto, a notificação só foi ativada quando já estava a uns 400 metros da minha residência — ou seja, nesse caso, inútil. Quando se trata de chegada a algum lugar, ele se torna mais eficaz, noticiando alguns minutos após entrar no local.
Além da localização, é possível definir horários específicos para tarefas recorrentes, como revisar a agenda todas as manhãs ou enviar relatórios semanalmente. Um uso interessante das tarefas recorrentes pode ser também relacionado às suas contas a pagar, lembrando mensalmente.
Ecossistema da Apple
Como todos os recursos da empresa, um dos diferencias do Lembretes é a sua integração total com o ecossistema da Apple.
Com a Siri, você pode adicionar lembretes com comandos de voz, como “Lembre-me de enviar o relatório às 14h”. Algumas vezes tenho utilizado a Siri durante uma caminhada, para ir colocando lembretes durante o percurso. Sua capacidade de compreensão ainda frustra um pouco e as frases nem sempre saem como desejado. Mas, mesmo assim, ajuda a lembrar o que se quis registrar anteriormente.
Por mais incrível que possa parecer, durante muito tempo o Lembretes não se integrava ao Calendário (Calendar), nativo da Apple. Você acredita nisso?! Para que as tarefas aparecessem automaticamente em minha agenda, passei utilizar o Fantastical, que já fazia essa integração há anos.
No entanto, mais recentemente, a Apple corrigiu essa falha brutal. Combinado com o Calendário, o Lembretes pode se tornar ainda mais útil, permitindo que você associe tarefas a eventos específicos, criando um fluxo de trabalho mais coeso. No macOS, é possível transformar emails ou mensagens em lembretes diretamente nos aplicativos, o que adiciona contexto às tarefas sem exigir esforços adicionais!
Gestão de projetos e equipes
Uma das funcionalidades mais esperadas para o Lembretes (pelo menos para mim) era a de organizar as tarefas no formato Kanban.
Para quem não conhece, o Kanban é um método visual de gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho que utiliza cartões em colunas para representar tarefas em diferentes estágios de progresso, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. O Kanban é utilizado especialmente em equipes que utilizam frameworks de metodologia ágil, como o Scrum, e para freelancers que precisam acompanhar diferentes fases das suas entregas.
A vantagem desse método está na capacidade de promover um fluxo de trabalho contínuo, priorizar tarefas de maneira clara e melhorar a comunicação entre membros da equipe. Para utilizá-lo, você pode optar por alterar o formato de uma lista para colunas. Se você ainda não fez isso, nesse outro artigo você pode ver como é fácil realizar a mudança.
Uma vez criado, basta mover tarefas entre essas listas, possibilitando a visualização dos projetos de forma organizada pelo status. Você pode ainda adicionar níveis de prioridade (baixa, média e alta) para categorizar tarefas e garantir que as mais críticas sejam priorizadas.
Falando em equipes, o recurso de listas compartilhadas pode facilitar a vida em projetos colaborativos. Você pode compartilhar uma lista com colegas, permitindo que todos adicionem, editem e concluam tarefas em tempo real. Por exemplo, em um projeto de marketing, cada membro da equipe pode ser responsável por uma etapa, e a lista compartilhada garante que todos estejam alinhados. É possível atribuir tarefas para pessoas específicas, garantindo notificações.
Essas funcionalidades eliminam a necessidade de enviar emails ou mensagens constantemente para atualizar o status das tarefas.
Expansão e limitações
Para os usuários mais sofisticados (não cheguei aqui ainda) que desejam levar o Lembretes a outro nível, o app Atalhos (Shortcuts), da Apple, oferece uma gama de automações.
Você pode criar fluxos de trabalho personalizados, como um atalho que adiciona várias tarefas de uma só vez a uma lista específica. Outro exemplo é configurar um resumo diário, que exibe todos os lembretes pendentes em uma notificação única pela manhã.
Algumas limitações ainda atrapalham as funcionalidades deste app, que poderia substituir muitas ferramentas robustas existentes no mercado. Algumas delas:
- Não é possível anexar um documento a uma tarefa, apenas imagens.
- Para criar uma subtarefa, no iOS/iPadOS você tem um campo específico para clicar; já no macOS, você precisa (depois de adivinhar, é claro) sobrepor uma tarefa sobre a outra.
- Ao atribuir uma tarefa para outra pessoa e estabelecer uma data específica, a tarefa aparecerá para você também em suas tarefas do dia na data determinada, confundindo a sua agenda.
- Por último, mas não menos aterrorizante, para adicionar uma tag em uma tarefa no macOS, basta começar a digitar e as opções vão se completando; no iOS/iPadOS, por mais incrível que possa parecer, você precisa encontrar, em uma lista que sequer pode ser colocada em ordem alfabética, a tag que deseja (essa, aliás, é uma falha existente também no Finder) — eu até fiz essa observação para a Apple, mas acho que não leram.
Conclusão
O app Lembretes é mais do que uma simples lista de tarefas; ele é uma ferramenta bastante útil!
Apesar das limitações irritantes, com criatividade e estratégia ele pode se tornar o centro da sua organização profissional, melhorando a forma como você gerencia as suas tarefas, os seus projetos e até mesmo equipes.